1. De volgende principes staan centraal bij de verwerking van uw persoonsgegevens:
Transparantie: Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, kunnen wij u op elk moment inlichten over wie deze gegevens verzamelt en ontvangt, en waarom.
Rechtmatigheid: Consult Consultancy NV verzamelt of verwerkt persoonsgegevens niet zonder rechtmatige grond. Wanneer dat wettelijk vereist is, vragen wij steeds uw voorafgaande toestemming (bv. voor zover nodig in het kader van een direct marketing campagne).
Doelstelling: Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor pertinente zakelijke doeleinden (bv. om diensten te verlenen, om de relaties met klanten te beheren, om de toestellen van klanten te beheren, om nauwkeurig te factureren, voor marketingactiviteiten, om de klanten beter van dienst te zijn, om tevredenheidsenquêtes uit te voeren, om rapporten op te stellen en onze wettelijke verplichtingen na te komen). Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met de doeleinden die in dit Gegevensbeschermingsbeleid vermeld staan of elders aan u worden meegedeeld.
Noodzakelijkheid en evenredigheid: Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor gegevensverwerking, zoals uitgelegd in dit Gegevensbeschermingsbeleid. Wij verzamelen gevoelige gegevens alleen wanneer dit relevant is. Wij nemen alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens juist, volledig en geactualiseerd zijn. Wij verstrekken uw gegevens alleen aan dienstenpartners en -verleners voor zover dat nodig is om onze diensten te verlenen of de wettelijke verplichtingen na te komen.
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt
Wij kunnen uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken als u tot een van de volgende categorieën behoort:
• klanten of dealers
• werknemers van klanten of andere personen die van klanten of dealers die toestemming krijgen om onderhoud of installaties uit te voeren op de toestellen
• contactpersonen van klanten
• printerpark beheerders
• prospecten
• opkopers van tweedehands toestellen
• lease maatschappijen, banken
• bezoekers/gebruikers van een website, enz.
3. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
• Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks van u tijdens onze interactie met u (bv. wanneer u per mail contact opneemt met Consult Consultancy NV kunnen wij die correspondentie bewaren), wanneer u een onlineformulier invult (bv. bestelbon, enz.).
• We zouden u ook kunnen vragen om enquêtes in te vullen die we gebruiken voor onderzoeksdoeleinden, ook al hoeft u daar niet op in te gaan.
• Wij kunnen details opslaan van uw bezoeken aan onze website met inbegrip van, maar niet beperkt tot, gegevens over dataverkeer, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens, en de hulpbronnen die u aanspreekt.
• Wij kunnen ook gegevens verzamelen over uw computer of apparaat, zoals het IP-adres, besturingssysteem of browsertype. Deze gegevens worden verzameld voor het goede beheer en de goede werking van onze websites. Om deze gegevens te verzamelen maken we gebruik van cookies.
• Wij kunnen onrechtstreeks persoonsgegevens over u ontvangen van onze leveranciers die diensten verlenen bij de uitvoering een onderhoud of herstelling (bv. leverancier van kopieertoestellen enz.)
• Wij kunnen uw persoonsgegevens ontvangen van autoriteiten (bv. boetes).
4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij
• identificatie- en contactgegevens, zoals uw naam, familienaam, adres, telefoon/gsm-nummer of e-mailadres
• professionele gegevens, zoals uw functietitel, afdeling of contactgegevens op het werk
• financiële gegevens, zoals uw datum van leasingacceptatie of contractgegevens, uw bankrekeningnummer, enz.
• persoonlijke eigenschappen, zoals geslacht, geboortedatum, nationaliteit, talen, burgerlijke staat enz.
• gegevens over de bediening en het gebruik van het toestel, zoals het aantal kopieën, verbruik, regelmaat ven herstellingen, historiek van beschadigingen, gegevens over het laatste onderhoud, tellerstanden enz.
5. Cookies en andere trackingtools
Om u een betere ervaring te bezorgen wanneer u onze websites bezoekt, verzamelen wij bepaalde informatie automatisch met behulp van technologieën zoals cookies, pixel tags, browseranalysetools, servertools (bv. Google Analytics).
Als u onze websites gebruikt, kunnen wij gegevens verzamelen over de browser die u gebruikt en over uw surfgedrag.
6. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Consult Consultancy NV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende eventuele doeleinden en alle andere doeleinden die daarmee verenigbaar zijn:
• Om klantenaccounts te creëren en te beheren.
• Om met u te communiceren: u kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen (via onze website, telefonisch, via e-mail ...) om ons vragen te stellen, informatie te vragen, opmerkingen te geven enz. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om met u te communiceren en uw vragen te beantwoorden.
• Om u de diensten te verstrekken die in de overeenkomst inbegrepen zijn:
- bestelling van het toestel,
- levering van het toestel,
- herstelling, onderhoud en leveringen van producten,
- monitoring van toestellen,
- eventueel vervangtoestellen,
• Voor facturatie en boekhouding (facturatie, inning van betalingen enz.).
• Om geschillen te beheren (inning van onbetaalde bedragen, advocatendossiers ...)
• Om zakelijke archieven bij te houden voor wettelijke, administratieve en auditdoeleinden. Wij gebruiken gegevens ook om wettelijke verwerkingsverplichtingen na te komen.
• Voor marketingdoeleinden: wij kunnen uw gegevens gebruiken om contact met u op te nemen, over nieuwe aanbiedingen of diensten en bijzondere aanbiedingen waarvan wij denken dat u ze waardevol vindt, of om u marketingberichten of nieuwsbrieven te sturen. Wij kunnen uw klantenprofiel en voorkeuren analyseren en marketingcampagnes over meerdere kanalen voeren via geautomatiseerde tools, contact met u opnemen via sms, e-mail of u brochures sturen.
• Voor tevredenheidsenquêtes bij klanten/bestuurders op grond van doelgerichte marketingtools en analyses kunnen wij u kwalitatieve enquêtes sturen voor onze producten en diensten.
• Voor websites, cookies & nieuwsbrieven: wij kunnen gegevens verzamelen via cookies om onze knowhow te vergroten.
7. Op welke grond verwerken wij uw persoonsgegevens?
Consult Consultancy NV verwerkt uw persoonsgegevens desgevallend op de volgende rechtmatige gronden:
• de uitvoering of voorbereiding van uw overeenkomst met Consult Consultancy NV
• uw voorafgaande en geïnformeerde toestemming, indien nodig
• de rechtmatige belangen van Consult Consultancy NV of een derde, voor zover deze belangen de overhand hebben over uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden, zoals, desgevallend, om witwassen van geld te detecteren en voorkomen, voor grondig onderzoek van de tegenpartij, om u nuttige informatie te verschaffen enz.
8. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Wij beperken het verstrekken van uw persoonsgegevens tot de volgende categorieën van ontvangers:
• interne bedrijfsafdelingen zoals administratie, techniekers, afdeling leveringen, IT-services, enz.
• onze partner, waaraan u een lease-offerte hebt gevraagd
• onze klant (desgevallend zijn techniekers)
• onze leveranciers zoals: verleners van IT-services, derden die instaan voor levering, onderhoud, mechanische reparaties, herstelling van schade, enz.
• overheden wanneer dat wettelijk verplicht is, zoals in een antwoord op een dagvaarding, met inbegrip van ordehandhavingsdiensten en rechtbanken, verzoeken van belastingdiensten enz.
• wanneer nodig om de verkoop of overdracht van bedrijfsactiva uit te voeren, in verband met faillissementsprocedures, om onze rechten af te dwingen, onze eigendom te beschermen of de rechten, eigendom of veiligheid van anderen te beschermen of indien nodig externe audits, compliance en bedrijfsbeheerfuncties te ondersteunen.
9. Hoe worden uw persoonsgegevens opgeslagen en doorgegeven?
Consult Consultancy NV streeft ernaar ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens:
• worden beschermd tegen onopzettelijke of opzettelijke vernietiging / verlies
• naar behoren worden gebruikt en niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.
Alle informatie die u ons verschaft, wordt opgeslagen op onze beveiligde servers.
Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in onze databases of in de database van onze dienstverleners.
Wij kunnen uw persoonlijke gegevens doorgeven aan de dienstverleners die betrokken zijn bij de ondersteuningsdiensten of de levering voor de toestellen van onze klanten of prospecten.
10. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens doorgaans zo lang als nodig voor de doeleinden beschreven in punt 6 van dit Gegevensbeschermingsbeleid, of overeenkomstig de relevante geldende wetten.
Wij bewaren uw persoonsgegevens bijvoorbeeld zolang als nodig is met betrekking tot uw zakenrelatie met Consult Consultancy NV en, desgevallend, de beëindiging ervan, of zolang het nodig is om de wettelijke verplichtingen van Consult Consultancy NV na te komen.
In geval van een geschil, kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren tot volledige afhandeling van het geschil. Vervolgens zullen wij ze wissen of archiveren volgens de toepasselijke wetgeving.
11. Hoe garanderen wij de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens?
Wij beschermen uw gegevens door middel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen tegen onbedoelde of onwettige vernietiging, onbedoeld verlies of wijziging, onbevoegde openbaarmaking of toegang, en tegen enige andere vorm van onwettige verwerking.
Wanneer we gegevensverwerking zouden uitbesteden, leggen we contractuele verplichtingen op om uw informatie te beschermen.
12. Hoe kunt u uw voorkeuren voor het gebruik van uw persoonsgegevens controleren en uiten?
U kunt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen tegenover Consult Consultancy NV, voor zover u deze rechten daadwerkelijk hebt volgens de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, zoals de GDPR.
Om de rechten uit te oefenen die in dit punt worden uiteengezet, kunt u te allen tijde contact opnemen met Consult Consultancy NV die uw verzoek zal behandelen.
De klant heeft het recht zich kosteloos te verzetten tegen elke verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketing.
Verzet. U hebt het recht zich op elk ogenblik te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van een rechtmatig belang van Consult Consultancy NV, bijvoorbeeld wanneer ze worden gebruikt voor (direct-)marketingdoeleinden, voor profilering om u gerichte reclame te sturen of om uw gegevens te delen met derden of andere entiteiten. De klant heeft het recht zich kosteloos te verzetten tegen elke verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketing.
Intrekking. Indien u eerder toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming op elk ogenblik intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op grond van de toestemming vóór de intrekking ervan.
Inzage. U kunt inzage vragen in of een kopie vragen van de persoonsgegevens die we over u bewaren. U kunt ook informatie vragen over de doeleinden van de verwerking, de gegevenscategorieën, de categorieën van ontvangers, de bewaringstermijnen enz.
Overdraagbaarheid. U kunt het recht hebben een kopie te krijgen van alle persoonsgegevens die wij over u bewaren in een compatibel formaat om u in staat te stellen uw recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen.
Beperking. U hebt in de volgende gevallen het recht een beperking te vragen van de verwerking van uw persoonsgegevens:
• gedurende een periode om Consult Consultancy NV in staat te stellen de juistheid van uw persoonsgegevens te controleren indien u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist
• indien de verwerking onwettig is en u het gebruik van uw persoonsgegevens wenst te beperken in plaats van ze te laten wissen
• indien u wilt dat Consult Consultancy NV uw persoonsgegevens bewaart omdat u dat nodig hebt voor uw verdediging in het kader van juridische eisen
• indien u zich hebt verzet tegen de verwerking maar Consult Consultancy NV moet controleren of ze rechtmatige gronden heeft voor deze verwerking die voorrang kunnen hebben op uw eigen rechten.
Rectificatie. U kunt ook het recht hebben onjuiste persoonsgegevens te corrigeren en onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.
Verwijdering. U kunt in de volgende gevallen het recht hebben te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist:
• indien uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel van de dataverwerking
• indien u uw toestemming hebt ingetrokken en er geen wettige grond is voor de verwerking
• indien u zich hebt verzet tegen de verwerking van de gegevens en er geen overheersende rechtmatige grond voor Consult Consultancy NV is
• indien de persoonsgegevens onwettig zijn verwerkt
• indien de persoonsgegevens moeten worden gewist om een wettelijke verplichting na te komen die van toepassing is op Consult Consultancy NV
13. Wat gebeurt er wanneer we dit Gegevensbeschermingsbeleid wijzigen?
Ons Gegevensbeschermingsbeleid kan af en toe wijzigen om veranderingen te weerspiegelen in de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij moedigen u aan onze websites af en toe te raadplegen om over de meest recente versie van ons Gegevensbeschermingsbeleid te beschikken. Wij brengen u op de hoogte van belangrijke wijzigingen zoals wettelijk vereist.
U kunt de datum van de laatste herziening van dit Gegevensbeschermingsbeleid controleren links onderaan van dit document.Indien u niet wil dat wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het ons dat mee te delen op info@consult.be
Via dit adres kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of ze vragen over te dragen.
U hebt ook het recht klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende overheid, indien u bezorgd bent over de voorwaarden voor de verwerking van uw persoonsgegevens door Consult Consultancy NV: